Introduzione
Quando anni fa fondai la mia prima azienda e iniziai ad assumere dipendenti, uno dei miei obietivi principali diventò quello di creare un ambiente di lavoro in cui la concentrazione potesse regnare e dove si potessero ridurre al minimo le distrazioni.
Il motivo é semplice: nella maggior parte dei casi, impieghiamo fin troppo tempo per svolgere task relativamente semplici, togliendolo alle cose (o alle persone!) che per noi sono davvero importanti. Oltre a questo, distraendoci sacrifichiamo la qualità del nostro lavoro, e siamo più facilmente soggetti a errori.
Sicuramente ti sarà capitato di lavorare durante un weekend, momento in cui le rotture di scatole sono notoriamente inferiori, e di riuscire a fare nella metà della metà del tempo cose che normalmente faresti fatica a portare a termine.
Ecco, quello non é altro che il risultato di un po’ di lavoro senza distrazioni, ed é un approccio che puoi trasmettere anche ai tuoi collaboratori, ottimizzando il tempo e le risorse dell’azienda.
Nel corso della mia avventura, specialmente in quelle realtà che lavorano da remoto, ho visto affrontare questo problema in tanti modi diversi, ad esempio:
- Adottando un approccio “aggressivo”, esigendo l’utilizzo di una VPN che blocchi social media e siti simili (a volte usando la “scusa” della sicurezza);
- Dicendo ai collaboratori di concentrarsi sugli obiettivi e non sul tempo, approccio tutto sommato corretto, ma che spesso sfocia in una legge di Pareto al contrario: il team si ritrova a fare l’80% del lavoro nel 20% del tempo… ossia negli unici momenti in cui riesce a stare tranquillo!
Io credo che la soluzione sia un po’ nel mezzo: da una parte, ci vuole un po’ di disciplina. Dall’altra, invece, ci vogliono pazienza e tanta formazione.
Ecco perché vorrei condividerti 6 suggerimenti di metodi che mi hanno aiutato a creare un ambiente di lavoro sereno e concentrato che, se vorrai, potrai trasmettere anche ai tuoi collaboratori.
I miei 6 suggerimenti
Definisci i momenti dedicati a call ed e-mail
Forma il tuo team a leggere le e-mail e a prendere appuntamenti in momenti specifici della giornata lavorativa. Non sempre sarà possibile, ma sapendo che esistono, faranno il possibile per sfruttarli.
Evita più di due chiamate al giorno
Chi si deve occupare di design, sviluppo e così via non può trascorrere più tempo a preoccuparsi delle chiamate che a fare l’effettivo lavoro.
Nel mio caso, ho appurato che massimo due chiamate al giorno sono il limite perfetto per i miei collaboratori. Ancora meglio se si riesce a piazzarle una dopo l’altra, così da smarcarle tutte in una volta.
Prova un Pomodoro Timer di team
La tecnica del Pomodoro, che consiste nel lavorare senza distrazioni a intervalli di 25 minuti staccati da una piccola pausa di 5 minuti, è diventata ormai famosa.
Non tutti sanno, però, che questo metodo é applicabile anche quando si lavora in team, grazie a siti come Cuckoo.
In questo modo, quando si lavora, i membri del team saranno meno propensi a interrompersi a vicenda.
Questo metodo ci ha aiutati a valorizzare le brevi pause e ha addirittura contribuito a creare un ambiente più amichevole!
Spiega ai collaboratori gli effetti delle interruzioni
Ci sono tantissimi studi che dimostrano quanto può costare una minima distrazione mentre si lavora concentrati.
Uno dei più famosi si chiama “The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress” e prova scientificamente che in media ci vogliono 23 minuti e 15 secondi per ritornare su una task con la stessa intensità che si aveva prima di essere interrotti.
Prova a condividere questi studi con i tuoi collaboratori!
Sii sintetico. Fai da esempio!
Ci sono persone (come me) che, a volte, tendono ad essere dannatamente loquaci quando bisogna spiegare concetti semplici.
Vivere in Regno Unito mi ha insegnato che essere sintetici è un arte, e che trasmetterla sprona tutto il team a rispettare maggiormente il tempo degli altri.
Favorisci l’equilibrio tra vita lavorativa e personale
Prevenire lo stress aiuta a lavorare meglio e a mantenere alta la concentrazione sul lavoro. Per questo motivo è importante che incoraggi i tuoi collaboratori a staccare la spina ogni tanto e a prendersi del tempo per loro stessi quando ne hanno bisogno.
Conclusioni
Spero che questo articolo possa contribuire a migliorare la produttività e l’efficienza del tuo team, permettendo a tutti di ridurre al minimo le distrazioni.
Ricorda che un ambiente di lavoro sereno e focalizzato è fondamentale per il successo di qualsiasi organizzazione e per il benessere dei suoi membri.
Mettendo in pratica questi suggerimenti, potrai creare un’atmosfera di lavoro ottimale in cui il tuo team potrà raggiungere i propri obiettivi e prosperare!
